Kako izaći na kraj s kulturom sastančenja?

Premda su sastanci potrebni sastavni dio poslovanja, nisu uvijek djelotvorni i smisleni. Nekad se nađemo u situaciji da nam se čine predugi, a možda i neučinkoviti (naravno, ukoliko ga nismo mi sazvali!) Ako u određenom okruženju postoji „kultura sastančenja“ na takav način, koje mogućnosti ima pojedinac da s tom situacijom nosi?

Pitanje:
Radim kao novinar (relativno sam friški u tome, ali ne i skroz zelen), što je posao sam po sebi stresan, a meni lagano postaje neizdrživ. Na početku svakoga radnog dana šef saziva kolegij na kojem bi se trebale dogovoriti teme koje ćemo obrađivati i podijeliti radni zadaci. Kažem "trebale" jer ti kolegiji više sliče druženjima nego radnim sastancima. Čini mi se da ih moj šef doživljava kao prigode da istakne koliko je važan i da neobavezno pročavrlja (više održi monolog). Ostalim kolegama to očito paše (ili se prave da im paše jer ne negoduju), a mene dovodi do ludila. Najviše me smeta što se na tim "kolegijima" (koji ponekad traju 2-3 sata) zadaci podijele u zadnjih 5 minuta i onda više nemam ni prilike ni vremena pitati ako mi nešto nije jasno (na koji način obraditi temu, detalji...). Šef, naravno, očekuje tekst u određenom roku, koji je ponekad sam po sebi kratak, a sjedenje na beskorisnom kolegiju još mi dodatno uzima vrijeme. Često sam frustriran jer nisam zadovoljan tekstom, a ne znam kako riješiti problem. Ne mogu izostajati s kolegija (što bi mi barem uštedjelo vrijeme), ne znam kako u takvoj atmosferi od šefa dobiti informacije potrebne za kvalitetno obavljanje zadatka, a htio bih obaviti posao najbolje što mogu... Imate li Vi kakav prijedlog?

Odgovor:
Jedan od glavnih razloga zašto ljudi često ne vole sastanke je njihova neučinkovitost. A to se dešava bez obzira na sektor poslovanja ili profesiju. Koliko god se čini da održati kvalitetan sastanak nije suviše kompleksno (i uistinu, nije), toliko su česti primjeri iz prakse slični upravo Vašem: ne postoji jasan cilj niti dnevni red, sudionici su uglavnom pasivni, a višesatno trajanje ne opravdava svrhu i djeluje kao gubitak dragocjenog vremena.
Koliko god bi u Vašoj branši imao smisla kratak i funkcionalan kolegij na dnevnoj bazi, toliko se čini da je u ovom konkretnom primjeru on postao svojevrstan ritual koji je samom sebi svrhom (osim, kako navodite, zadnjih 5 minuta). Šef ga je koncipirao kao „zagrijavanje“, polako ulaženje u novi radni dan. Moguće je da ni Vaše kolege nisu zadovoljne s učinkovitošću tih 2-3 sata, no jednako tako je moguće da su se s vremenom (vjerojatno ih je većina duže u redakciji od Vas), navikli na taj dnevni ritual. I prihvatili ga do mjere do koje su mogli.
Međutim, običaje odnosno rituale ove vrste, koji su duboko ukorijenjeni u svakodnevicu nekog radnog miljea, vrlo je teško mijenjati. Do toga najčešće dolazi tek s promjenom nadređenog ili nekim ozbiljnijim zaokretom u poslovanju firme. Dakle, „prihvati ono što ne možeš promijenjiti“ bi bila mudra misao primjenjiva za ovaj slučaj. Koliko god vrijeme provedeno na kolegiju smatrate beskorisnim, u trenutku kada ga prihvatite kao datost, dakle uistinu prihvatite, Vaša frustracija će se smanjiti. Frustracija je uglavnom znak unutrašnje borbe, psihičke energije koju ulažemo, pa stoga ne čudi da, kad se prestanemo boriti, i ona iščezne.
Ipak, ono što vjerujem da se može promijeniti je posljednih 5 minuta kolegija na kojem se dijele zadaci. Da li biste bili zadovoljni kada bi tih 5 minuta postalo 10? Ako da, evo kako bi se to moglo:
a) nakon što se podijele zadaci i peta minuta izmiče kraju, reći: „Meni mozak nešto sporije radi danas pa bih htio provjeriti....“. I tada pitati ono što je ključno, ono nad čim biste inače dvojili pola sata nakon sastanka. Šala na vlastiti račun na početku pitanja može biti korisna jer njome na zabavan način svraćate pozornost na bitno, ali i kao stav. Preciznije, nije poruka „Vi to niste dobor objasnili“ već „meni nije do kraja razumljivo“. Time održavate suradnički odnos, i nema antagonizma između Vas i šefa. Ako ova intervencija bude uspješna, sutradan je lako nastaviti u petoj minuti s nečim kao „opet ja i moja pitanja...“ Kroz nekoliko dana, velika je vjerojatnost da će još neki kolega imati pitanje. I eto Vas već na 8, a možda i 10 minuta..!
b) pristupiti šefu u trenutku kada je sam i nije opterećen poslom i reći mu: “Nekad nakon kolegija imam pitanje ili nedoumicu koju bih volio s Vama prokomentirati. Da li Vam odgovara da se tijekom dana navratim do Vas, ili bi bilo bolje da to bude odmah nakon podjele zadataka?“ Tu prepuštate njemu izbor, no jasno dajete do znanja da je to nešto što želite riješiti, bilo na jedan ili drugi način. Logično bi bilo da dodatna pitanja odobri za vrijeme kolegija, no ne znači da će tako biti. Ipak, štogod da odluči, zbog dodatnih pojašnjenja, Vaša frustracija će se smanjiti, a i zadatak biti kvalitetnije obavljen!